EL CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Stephen Covey, autor del best seller "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva" nos propone una herramienta sencilla y útil que debemos tener en cuenta a la hora de analizar el uso que hacemos de nuestro tiempo.

1. IMPORTANTE VS. URGENTE

Los dos ejes sobre los que se mueve esta propuesta están basados en los conceptos de importancia y de urgencia. Las actividades que realizamos a diario pueden ser (no)importantes y (no)urgentes. Ninguna actividad escapa a esta clasificación.

Decimos que una tarea es importante cuando ayuda a cumplir un propósito de vida y cuando la misma no tiene presión de ser realizada en un tiempo específico y limitante. Por ejemplo: disfrutar del partido de fútbol de mi hijo es una actividad importante porque ayuda al propósito de vida de mantener una familia feliz. En el trabajo preparar un completo y detallado informe es una tarea importante porque ayuda a destacarme en la empresa, esto significa mantener mi empleo, ganar un sueldo con el que puedo mantener a mi familia feliz. Si tengo mi Propia empresa o soy independiente, dedicar tiempo a buscar nuevos clientes, es una tarea importante, porque esto significa mayores ventas, mayores ingresos, y esto ayudará a que pueda mantener a mi familia feliz, dándole lo que ellos necesitan.

Este mismo análisis lo realizamos con cada una de las tareas que tengamos planificado hacer en el día, la semana o el mes.

Ahora bien, consideremos el otro eje en nuestro análisis: la urgencia. Es más fácil identificar cuando una tarea es urgente. Una tarea es urgente cuando debemos cumplirla en un tiempo determinado. El plazo para terminar una tarea ya se cumple y nosotros dedicamos exclusivamente nuestro tiempo a cumplir esa tarea. Por ejemplo: hoy es 15 del mes y se vence el plazo para la presentación de facturas, debido al factor tiempo que se encuentra presionando, la tarea tiene carácter de urgente.

Como te habrás dado cuenta, una misma tarea puede ser importante y urgente al mismo tiempo. Ambos ejes pueden complementarse. De ahí, que Covey proponga la siguiente clasificación para las actividades.

2. CUADRANTE I: IMPORTANTE Y URGENTE

Son actividades clasificadas al mismo tiempo, tanto importantes como urgentes.

Algunos ejemplos de actividades clasificadas en este cuadrante son: acelerar las ventas para cumplir mi meta del mes(pero esto lo hago faltando poco para que termine el mes). Otro ejemplo ocurre cuando aceleramos la producción para entregar un pedido comprometido con tiempo de anticipación y que lo hacemos a último minuto.

Realizar actividades de tipo importante y urgente, es administrar el tiempo de manera más o menos eficiente, ya que si bien estamos cumpliendo con nuestras responsabilidades, lo estamos haciendo a lo rápido. Esto probablemente también signifique menor calidad de trabajo, significa dejar de lado actividades más productivas y entrar en un círculo vicioso de hacer lo que tenga que hacer y no lo que a mi me gustaría hacer.

3. CUADRANTE II: IMPORTANTE Y NO URGENTE

Realizar actividades de este tipo es aprovechar al máximo el tiempo, es ser 100 % productivo. Es, en definitiva, llegar a cumplir nuestro propósito en la vida, al mismo tiempo que disfrutamos del camino.

Tome los ejemplos del subtítulo anterior y quítele la presión del tiempo. ¿Cuán diferente es llegar a tu meta de ventas con bastante tiempo de anticipación? ¿Cuán diferente es entregar un pedido, un informe, en los plazos convenidos o incluso mucho antes? Mucha diferencia ¿verdad?

En este cuadrante reside la clave de la administración del tiempo. Mientras nuestras actividades sean en mayor porcentaje, del cuadrante número dos, el éxito estará cada vez más cerca.

4. CUADRANTE III: URGENTE Y NO IMPORTANTE

¿Ha sentido alguna vez que el día se ha pasado volando y usted no ha hecho nada productivo? ¿Me dice que eso le pasa la mayor parte del tiempo?

Entonces, posiblemente usted se encuentre dentro del cuadrante número 3. Con todo respeto, usted se encuentra trabajando de bombero. Apagando fuegos por aquí y por allá, resolviendo emergencia tras emergencia, pero sin hacer nada útil en sí. Sale al trabajo sin un plan previamente definido, haciendo lo que la ocasión le obliga a hacer, yendo donde el viento le sople.

Si alguna vez tiene que hacer actividades de este tipo, hágalas, no se preocupe. Sólo tome en cuenta que estas actividades, no ocupen la mayor parte de su tiempo.

Si usted se encuentra dominado por actividades de este cuadrante, no se desanime, salga adelante y agradezca que no se encuentra encerrado en el último cuadrante.

5. CUADRANTE IV: NO IMPORTANTE Y NO URGENTE

Las actividades clasificadas en este cuadrante son las actividades de ocio. Son actividades que no aportan valor a su tiempo, y mucho menos le ayudan a cumplir su propósito de vida. Y otra característica adicional, usted tampoco tiene la urgencia de realizar estas tareas.

No pasaría nada si no mira su programa de televisión favorito. No tendría consecuencias si deja de tomar un café en media jornada laboral (al menos no consecuencias positivas)

Dedicarse a realizar actividades de tipo no urgente y no importante es, literalmente, perder el tiempo.

CONCLUSIONES

A partir de estas consideraciones, planifique su jornada de mañana, y mejor de toda la semana. Enumerelas, y luego clasifique cada una según el cuadrante al que pertenezcan.

¿A qué cuadrante dedicas más tu tiempo?

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